Likviditetsprognos – säkra kvalitet och automatisering i prognosprocessen

I tider av osäkerhet och svårbedömda likviditetsflöden är det viktigare än någonsin med träffsäkra likviditetsprognoser. En bra likviditetsprognos kan ge stora besparingar i finansieringskostnader. Att frigöra likvida medel i företaget kan innebära allt från en ökad vinstmarginal till överlevnad i ett krisläge.

Processer och systemstöd för likviditetsprognoser

Så börja idag att se över de rutiner och systemstöd ditt företag har för likviditetsprognoser och uppföljning. Med en tydlig process, bra systemstöd och strukturerad uppföljning av utfall av prognoser kan man uppnå betydande förbättringar i kvaliteten på sin likviditetsprognos.

Det gäller att etablera tydliga processer för rapportering och uppföljning. Ta reda på var i organisationen informationen finns. För många branscher är det kund- och leverantörsreskontran som innehåller mest tillförlitlig information, men det är inte självklart för alla. Det kan också vara försäljnings- eller ordersystem.

Till sist är man beroende av de som finns närmast verksamheten. Där finns i regel fingertoppskänslan för vad som är på gång i respektive enhet.

Nederman visar hur de har byggt likviditetsprognoser i Cognos Controller

I tider av osäkerhet och svårbedömda likviditetsflöden är det viktigare än någonsin med träffsäkra likviditetsprognoser. Att frigöra likvida medel i företaget kan innebära allt från en ökad vinstmarginal till överlevnad i ett krisläge.

Ta del av ett kundwebinar vi gjort i samarbete med Nederman som byggt en modell i IBM Cognos Controller för att säkra och automatisera sin likviditetsprognos.

Datakällor och operativt prognosarbete

Kommer fakturan in som preliminärbokad och synlig i reskontran innan den är attesterad? Fakturor under dispyt – hur hanterar du dem? Har man ständigt många fakturor som är oattesterade och därmed betalas för sent påverkar det kvaliteten i likviditetsprognosen.

Vi kommer prata om systemstöd längre ned i denna text. Men har man ett verksamhetsnära systemstöd och resultatuppföljning och gör sin planering i exempelvis Planning Analytics eller Workday Adaptive Planning är det tacksamt att utgå från den information som redan finns tillgänglig i systemet. Man behöver bara tillföra kundspecifika parametrar som kompletterar modellen.

Uppföljning kan göras med valfri frekvens (per dag eller mer sällan) och betalningsströmmar kopplas till valfritt kontobegrepp.

Från operativ kontroll till strategisk simulering

För att lyfta prognosarbetet från en administrativ syssla till ett strategiskt beslutsstöd krävs en kombination av olika analysmetoder. Medan den operativa vardagen ofta styrs av den direkta metoden, där faktiska in- och utbetalningar följs i detalj, ger den indirekta metoden en viktig brygga till företagets långsiktiga resultat och balansräkning. Genom att integrera båda perspektiven i ett modernt systemstöd skapas möjligheten att arbeta med avancerad scenarioanalys. Istället för att bara titta på ett troligt utfall kan ledningen proaktivt simulera olika what-if-scenarier, såsom förändrade betalningsmönster, valutafluktuationer eller skiftande marknadslägen. Detta gör att organisationen inte bara kan förutse likviditetsbrist, utan även simulera effekterna av strategiska investeringar eller operativa förändringar innan besluten fattas.

Incitament och styrning i koncernen

En utmaning är att få dotterbolagen att känna att de får något tillbaka av att göra en bra likviditetsprognos. Det kan handla om återrapportering av kontobalanser tillsammans med deras egen prognos som gör att de kan minska interna limiter och därmed minska sin finansieringskostnad.

Man kan också tydliggöra vilken roll likviditetsprognosen spelar i koncernens totala finansieringskostnad och externa rapportering. Som ett ytterligare alternativ kan koncernen introducera interna KPI:er som mäter hur bra prognos varje bolag gjort och att detta påverkar utvärderingen av dotterbolagets resultat och ledning. Vissa bolag har infört tävlingar om vem som har den mest tillförlitliga prognosen.

Analys och återkoppling av prognosutfall

Det är viktigt att jobba med analysen av utfallet av prognosen – att förstå varför prognosen inte stämmer och hur den kan förbättras framöver. Om dotterbolagen inte får den informationen är det väldigt svårt att förbättra rapporteringen.

Ge återkoppling kring vad som inte stämde och gå igenom större avvikelser tillsammans med dotterbolagen.

Effekt och uppföljning av resultat

Analysera och kommunicera vilka resultat prognosarbetet har givit. Det är viktigt att alla ser resultatet av ansträngningarna. Exempelvis:

• en minskning av rörelsekapital med X miljoner kronor
• minskad finansieringskostnad på grund av att företaget kan minska sina korta lån eller kreditlimiter
• i genomsnitt X kr lägre på cashpoolkontot än tidigare, eller andra uppsatta mål

Se över systemstöd och integration

Bestäm vilken typ av systemstöd som krävs och vilka integrationer som behövs göras mot affärssystem och banker för att göra processen smidig.

I de fall dotterbolagen får lägga ner mycket tid på att manuellt få fram informationen bör man se över möjligheterna att skapa integration med affärssystem för att effektivisera hanteringen.

Systemval och koncernredovisningssystem

Vår erfarenhet säger att denna process kan ägas av Financial Control, Business Control eller Treasury. Olika funktioner kommer med olika perspektiv, fokus och systemstöd.

Ovan resonerade vi kort utifrån Business Control och verksamhetsnära system. Likviditetsprognostisering för en koncern i ett befintligt koncernredovisningssystem ger flera fördelar:

• • stöd för omräkning av utländsk valuta i koncernredovisningssystemet
  • möjlighet att använda lagringsbegrepp motsvarande perioder för månads- eller veckorapportering
  • möjlighet att använda både legal bolagsstruktur och alternativa strukturer, till exempel regioner eller gemensam cash pool
  • kombination av konsoliderad finansiell data och likviditetsprognos i samma rapportverktyg
  • avstämning mot finansiellt utfall såsom banktillgodohavanden
  • redan befintliga licenser i många fall
  • begränsad konsultinsats, även om viss implementation kan krävas

Vi har en handfull kunder på detta upplägg. Kontakta Johannes Westergården för mer information.

Johannes Westergården
johannes.westergarden@addedo.com
Mobil:+46 70 321 77 33

Vanliga frågor om likviditetsprognoser