Skapa förutsättningar för samsyn, delaktighet och effektivitet när det gäller bolagets planering.
Rapportering, budget och prognos är alla vitala delar i verksamhets- och ekonomistyrningen. Men mycket av arbete bedrivs manuellt, repetitivt och tidsödande. Ofta med sämre kvalitet och säkerhet som följd. Därför jobbar vi med ett antal leverantörer av programvara för säkrare, snabbare och mer kollaborativ planeringsprocess. Se mer vilka dessa är och vad av det som erbjuds kan passa dina behov.
Systemet skall anpassas till ekonomi och styrmodellen – inte tvärtom
När ett nytt planeringssystem övervägs är det av stor vikt att det kan anpassas och fungera ihop med befintliga modeller och metoder. Samtidigt får man möjlighet att se över och på nytt formulera sina affärs- och ekonomimodeller. Det kan visa sig att man internt inte har samsyn på ekonomimodellen eller specifikt sina rabatt- eller marginalstrukturer. Denna översyn blir en del av förändringsprojektet. Ibland kan detta innebära utmaningar internt. Det gäller att snabbt etablera samsyn kring dessa frågor.
I samband med val av system och leverantör bör mycket kraft läggas på att förbereda, genomföra och följa upp själva införandet av det nya systemet.
Addedo har listat 6 framgångsfaktorer för ett lyckat projekt.
Använder du Excel idag för ert budget- och planeringsarbete? Du är inte ensam. Många företag håller fortfarande fast vid Excel som både är lättanvänt och kraftfullt. Men enkelheten kan lätt förvandlas till svårighet när verksamhet och komplexitet växer. Att vara på tårna och identifiera risker, problem och möjligheter är en naturlig del av den dagliga verksamheten. Vi vet att många älskar sina excel-lösningar. Men läs gärna på följande länk vilka vinster du kan få med att faktiskt byta ut den. Den stora fördelen med en frikopplad Excellösning är frihet och flexibilitet.
Här är några exempel på fördelar med slutet databasbaserat system :
Fördelar med slutet databasbaserat system
-
- Minskat manuellt arbete med sammanställning och konsolidering.
- Enklare att jobba med flera olika prognos-/budgetversioner.
- Minskat personberoende i budget- och prognosprocesserna. Rena Excellösningar har ofta en ursprunglig skapare som i regel är den enda/e som fullt ut behärskar den.
- Mindre risk för manuella fel, trasiga länkar och felaktiga formler i Excelblad.
- Processtöd, arbetsflöden och översikt för administratörer.
- Förenklar möjligheten att arbeta med bottom up-perspektiv likväl som top down i en och samma modell. Kan ladda in data från ekonomisystem och andra försystem, vilket minimerar behovet av manuell inmatning av data (exempelvis utfall som användaren ofta vill ha med in i modellen som utgångspunkt och jämförelse).
- Kan sättas upp att exportera den färdiga budgeten/prognosen till organisationens andra beslutsstödslösningar. Vissa standardlösningar har dessutom
beslutsstödslösningar som är tämligen integrerade med deras planeringslösningar.
Vad skall jag då välja – ett standardsystem eller en ren Excellösning med den frihet och flexibilitet som det innebär?
Svaret är, föga förvånande, att det beror på. Mindre organisationer eller organisationer med relativt okomplicerade behov klarar sig säkert utmärkt med en frikopplad Excellösning. Större organisationer (+100 MSEK i årsomsättning) med många människor involverade i planeringsprocessen, större komplexitet i budget- och prognosbehoven, flera budgetversioner och flera nivåer i organisationen gör däremot rätt i att titta närmare på någon av de dedikerade standardlösningarna som finns för att förenkla budget- och prognosprocesserna.
Addedo har samlat sina tankar kring process och systemstöd för budget och planering i ett dokument.
Best practices
Det är viktigt att ett nytt planeringssystem stödjer vedertagna arbetsmetoder såväl som gällande best practices för planering. Se här några exempel på best practices som ett nytt planeringssystem behöver kunna fungera ihop med.