Automatisera och säkra

I tider av osäkerhet och svårbedömda likviditetsflöden är det viktigare än någonsin med träffsäkra likviditetsprognoser. En bra prognos kan ge stora besparingar i finansieringskostnader. Att frigöra likvida medel i företaget kan innebära allt från en ökad vinstmarginal till överlevnad i ett krisläge.

Så börja idag att se över de rutiner och systemstöd ditt företag har för likviditetsprognoser och uppföljning. Med en tydlig process, bra systemstöd och strukturerad uppföljning av utfall av prognoser kan man uppnå betydande förbättringar i kvaliteten på sin likviditetsprognos.

Det gäller att etablera tydliga processer för rapportering och uppföljning. Ta reda på var i organisationen informationen finns. För många branscher är det kund- och leverantörsreskontran som innehåller mest tillförlitlig information. Men det är inte självklart för alla. Det kan också vara försäljnings- eller ordersystem. Till sist så är man beroende av de som finns närmast verksamheten. Där finns i regel fingertoppskänslan för vad som är på gång i respektive enhet.

Kommer fakturan in som preliminärbokad och synlig i reskontran innan den är attesterad? Fakturor under dispyt, hur hanterar du dom? Har man ständigt många fakturor som är oattesterade och därmed betalas för sent? Vi kommer prata om systemstöd längre ned i denna text. Men har man ett verksamhetsnära systemstöd och resultatuppföljning och man gör sin planering görs i exempelvis Planning Analytics eller Workday Adaptive är det tacksamt att utgå från den information som redan finns tillgänglig i systemet. Man behöver bara tillföra kundspecifika parametrar som kompletterar modellen. Du gör då din uppföljning med valfri frekvens (per dag eller mer sällan) och betalningsströmmar kopplas till valfritt kontobegrepp.

En utmaning är att få dotterbolagen att känna att de får något tillbaka av att göra en bra prognos. Det kan handla om återrapportering av kontobalanser tillsammans med deras egen prognos som gör att de kan minska interna limiter och därmed minska sin finansieringskostnad. Man kan försöka få de att förstå vilken roll likviditetsprognosen spelar i koncernens totala finansieringskostnad eller externa rapportering. Som ett ytterligare alternativ kan koncernen introducera interna KPI:er som mäter hur bra prognos varje bolag gjort och att det påverkar utvärderingen av dotterbolagets resultat och ledning. Vissa bolag har infört tävlingar om vem som har den mest tillförlitliga prognosen.

Det är viktigt att jobba med analysen av utfallet av prognosen – att förstå varför prognosen inte stämmer och hur den kan förbättras framöver. Om dotterbolagen inte får den informationen är det väldigt svårt att förbättra rapporteringen. Ge återkoppling kring vad som inte stämde och gå igenom större avvikelser tillsammans med dotterbolagen.

Analysera och kommunicera vilka resultat prognosarbetet givit. Det är viktigt att alla ser resultatet av ansträngningarna. Exempelvis:

• • En minskning av rörelsekapital med X miljoner kronor.
  • Minskad finansieringskostnad på grund av att företaget kan minska sina korta lån eller kreditlimiter.
  • I genomsnitt X kr lägre på cashpoolkontot än tidigare, eller vad det nu kan vara för mål som är uppsatta.

Se över systemstöd och integration

Bestäm vilken typ av systemstöd som krävs och vilka integrationer som behövs göras mot affärssystem och banker för att göra processen smidig.
I de fall dotterbolagen får lägga ner mycket tid på att manuellt få fram informationen bör man se över möjligheterna att skapa integration med affärssystem för att effektivisera hanteringen.

Vår erfarenhet säger att denna process kan ägas av Financial Control, Business Control eller treasury. Olika funktioner kom med olika perspektiv, fokus och systemstöd.

Ovan resonerade vi kort utifrån Business Control och verksamhetsnära system. Likviditetsprognostisering för en koncern och befintligt koncernredovisningssystem ger följande fördelar.

• Innehåller koncernen utländska dotterbolag finns ofta mycket bra stöd för omräkning av utländsk valuta i koncernredovisningssystemet.
• Man kan använda ett lagringsbegrepp motsvarande period för månadsrapportering eller veckorapportering.
• Man kan enkelt använda den legala bolagsstrukturen, men även specifikt uppbyggda bolagsstrukturer tex för att konsolidera regioner med gemensam Cash pool.
• Eftersom i regel alla koncernredovisningssystem innehåller både konsoliderad finansiella data och likviditetsprognos så kan man kombinera all data i systemets rapportverktyg.
• Avstämningsmöjligheter mot finansiellt utfall så som banktillgodohavande
• Man har redan licenser på plats och betalt
• Det kan innebära viss konsulttid, dock begränsat.

Vi har en handfull kunder på detta upplägg. Kontakta Christina Peterson eller Johannes Westergården för mer information.

Johannes Westergården
johannes.westergarden@addedo.com
Mobil:+46 70 321 77 33

Nederman visar hur de har byggt likviditetsprognoser i Cognos Controller

I tider av osäkerhet och svårbedömda likviditetsflöden är det viktigare än någonsin med träffsäkra likviditetsprognoser. Att frigöra likvida medel i företaget kan innebära allt från en ökad vinstmarginal till överlevnad i ett krisläge.

Ta del av ett kundwebinar vi gjort i samarbete med Nederman som byggt en modell i IBM Cognos Controller för att säkra och automatisera sin likviditetsprognos.