Därför är planerings-, prognos- och budgetprocessen viktig för hela verksamheten.
”Därför är det viktigt att lära sig krypa innan man börjar gå”
Idag sitter många inom ekonomifunktionen med traditionella och statiska planerings-, budget- och prognosprocesser som må vara pålitliga men inte särskilt effektiva. Viktig information strömmar in från många håll och kanter och volymen, variationen och hastigheten kan snabbt försvåra vår förmåga att hantera samt analysera data på ett effektivt sätt.
Vissa processer inom ekonomistyrning kräver omprövning och därmed ett par olika frågeställningar. Detta görs med hänsyn till befintlig arbetsgång och viljan att frigöra tid, skapa bättre insikter och kunna ta snabbare beslut. Ett drömscenario är oftast att hitta en metodik som även kapar ledtider för repetitiva arbetsinsatser och ersätter detta med automatik. Men går det verkligen att uppnå på ett optimalt sätt innan klockan slår 8.59 måndag morgon och du skall presentera budgeten, KPI:er samt framtida ambitioner för ledningsgruppen? Är detta tillräckligt agilt och anpassningsbart för eventuella förändringar inom verksamheten samt marknaden? Här är några viktiga frågeställningar:
Hur mycket tid spenderar ni på nuvarande process och varför?
Hur många FTE:er är inblandade från olika avdelningar och vad är respektives roll i processen?
Vad blev resultatet av planerings-, prognos- och budgetarbetet samt skapade detta insikter för er affärsverksamhet?
Vilka beslut tog ni baserat på ovanstående? Genererade detta ett önskvärt utfall, värde och tydliga mål för verksamheten?
Slutligen, finns det annat vid sidan om denna planeringsprocess som i kombination hade kunnat skapa större insikter för verksamheten och därmed vara mer agil inför framtida förändringar?
En planeringsprocess som är i synk med dagens realitet, aktuellt för er verksamhet och marknad samt agil nog att hantera kommande (oundvikliga och snabba) förändringar är alltid att föredra. Historiska värden, nyckeltal och data behöver hänga med på ett optimalt sätt utan att behöva ta tid från annat inom ekonomifunktionen.
Att aktivt arbeta och utveckla planerings-, budget- och prognosprocessen bör alltså inte ta din tid utan hellre frigöra tid för att skapa bättre insikter, ta snabbare och mer säkra beslut samt ge en överblick över kommande förändringar som i sin tur är hanterbara för hela (!) verksamheten – i synnerhet ekonomifunktionen.
