Hur får du ledningsgruppen att förstå dina siffror och nyckeltal?

Group Finance har allt som oftast stenkoll på verksamhetens siffror och de relevanta nyckeltal (KPI:er) bolaget följs upp på. Men rapportering och uppföljning är inte alltid så busenkelt. Data skall presenteras och detta anpassas alltid utefter stakeholdern som tar emot informationen. Är det VD:n, IT-, HR och/eller övrig ledningsgrupp samt avdelning som ska dra nytta av siffror, historik och planen framåt?

Att skapa s k ”Business Insights” för övriga medlemmar i en grupp är prioriterat framför att visa hur väl detaljerat och planerat allting i din plan är. Ledningsgruppen vill ha information och nyckeltal som ger dem tillräckliga insikter att kunna ta strategiskt viktiga beslut på marknaden för verksamhetens räkning, baserat på relevant data, analys och inblick. Här är fem tips på hur du i en ledande befattning inom Group Finance kan få alla att förstå:

Group Finance har allt som oftast stenkoll på verksamhetens siffror och de relevanta nyckeltal (KPI:er) bolaget följs upp på.

Tips 1: ”Prata rätt språk och inkludera”

Vem/vilka kommer att få ta del av den här informationen? Vanligtvis består en avdelning inom ett affärsområde eller en ledningsgrupp av mer än bara ekonomer och finansexperter. Medlemmarna är från HR, IT, Operations, Sälj och personer som jobbar med bolagets strategiska samt operativa utveckling. Varför behöver dem ”din” information? Vad kan dessa göra av informationen för att vidareutveckla affären, organisationen m.m.

Istället för att säga: ”så här ser det ut” så skapar du insikten hos mottagaren om att ”detta är vad jag kan göra med den här informationen”.

Ord bör leda till handling!

Tips 2: “Var transparent – Single point of truth”

Som ledare inom Group Finance så har du en enorm fördel – du är alltid objektiv. Devisen ”siffror ljuger aldrig” stämmer mer än väl. Säljsiffrorna är vad dem är, produktionsbolagen har rapporterat in all data och respektive affärsområde har gjort sitt. Är detta tillräckligt? Det vet bara du än så länge! Se till att presentera all data, information och därefter skapa en plattform som mottagarna kan reagera samt agera på.

Håll även siffrorna relevanta. Skippa den 20-procentiga ökningen på prognosen om du inte har data som stödjer detta. Ta hjälp av andra som är experter på sina områden, det kommer alltid att uppskattas när du väl inkluderar rätt kompetens som får säga sitt.

Var mer kirurgisk och håll tempo, tillväxt skapas inte m h a önskesiffror. Visa hur det går för verksamheten och ta beslut baserat på det. Du sitter på ”single source of truth” och kan leda debatten i rätt riktning.

Tips 3: ”Skapa kontext och gör det enkelt”

Helhetsbilden är viktigare att förstå för en VD än hur den senaste fakturan såg ut. Du kan på ett enkelt sätt visa både för VD:n och övriga inom ledningsgruppen hur det har gått, hur vi presterar just nu och kommande utveckling baserat på detta. Generellt sätt kan du visa hur de senaste 4–8 kvartalen har sett ut för bolagets olika affärsområden och därmed göra det enkelt för allihop att förstå kontexten.

Tips 4: ”Var konsekvent och delaktig i andras diskussioner”

För att kunna skapa ett arbetssätt som inkluderar verksamhet och ledningsgrupp, är transparent samt värdefullt för mottagaren så behöver du vara konsekvent. Du må ha 250 eller fler KPI:er som är relevanta för uppföljning och du visar gärna upp alla dessa vid olika tillfällen – gör inte det.

Ledningen kräver en viss form av kontinuitet för uppföljning, analys och vidare verksamhetens fortsatta strategiska utveckling. Skala ner de tidigare nämnda 250 KPI:erna till 10 – 20 som är relevanta för den gruppen som skall ta del av information, data och siffrorna.

Dessa skall vad väldefinierade, specifika och meningsfulla för ändamålet. Vare sig det handlar om försäljning, produktivitet eller annan data som berör.

Affärskritisk roll – du vet om det

”Du vet vad din roll kräver av dig – få alla att förstå det”

Beroende på storleken i din organisation och andra parametrar så kan du som ledare inom Group Finance ha olika ansvar i den strategiska utvecklingen för verksamheten. Du har koll på ekonomin men du bedriver säkerligen en tung och betydande operativ insats för verksamhetens. Siffror och data bidrar till kontext för olika roller inom verksamheten, skapar underlag för analys och bidrar till strategiskt viktiga beslut.

Vare sig du sitter i ledningsgruppen, har en strategiskt viktig roll eller inte alltid får komma till tals så skall du alltid komma ihåg två saker. Siffror ljuger aldrig och för eller senare så kommer dina kollegor alltid att fråga efter din rekommendation ändå – du sitter trots allt på den enda sanningen med siffrorna.

Gör det därför enkelt för allihop att förstå och stå till grund för alla viktiga beslut framåt.

 

ADDEDO – ADAPTIVE INSIGHTS GOLD PARTNER

TISDAG FEBRUARI 25, 2020

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Fill out this field
Fill out this field
Ange en giltig e-postadress.
You need to agree with the terms to proceed

Meny