5 tecken som tyder på att ni har vuxit ur er budget- och planeringsprocess i Excel

”If it ain’t broke, don’t fix it”.

Ta din klassiska planerings- och budgetprocess som exempel – i Excel. Du lägger tid månadsvis på att kontrollera alla länkar mellan blad/flikar, samla data från olika källor, få in allting i samma struktur med rätt grafisk design (detta ska ju trots allt presenteras för någon) och att utveckla en smidig samt användarvänlig modell som går att underhålla och utveckla. Effektivt och optimalt? Det tål att diskuteras.

Om du befinner dig i en verksamhet vars avdelningar är i ständigt behov av relevanta data och KPI:er så kan en manuell och tidskrävande planerings- och budgetprocess i din fina excelmodell sätta käppar i hjulet för informationsspridningen. Dels om övrig verksamhet vill inkluderas av ekonomifunktionen men även för vetskapen om hur det går för bolagets olika affärsområden.

Data, KPI:er och övriga siffror ska alltid vara aktuella och tillgängliga för den som behöver få se dessa – ”One version of the truth” eller “Single version of truth” som skapar en gemensam plattform och förståelse för siffror samt annan data. Här är några tecken på att Group Finance ”vuxit ut ur” sin excelmodell och behöver se över sina processer med ett effektivt systemstöd:

1. Manuella processer för specifika avdelningar som skapar flaskhalsar för hela bolagets planeringsprocess

Du kanske redan har en fungerade Excel rapport som används inom en avdelning inom specifikt affärsområde. Dock får du problem när du skall dela med dig av rapporten och någon ska analysera informationen. Är siffrorna rätt, följde alla länkar med och är all data intakt? Det är komplext och inte alltid så enkelt att få koll på hela “sanningen”.

2. Långa budgetcykler och siffor som nu är förlegade och utdaterade

Många inom Group Finance upplever att planerings- och budgetprocessen tar allt för lång tid. Oftast är du heller inte långt bort från att gå in i nästkommande budgetprocess och “börja om på nytt”. Det får en att tänka: Är det kanske dags för rullande prognoser i ett effektivt cloudsystem med enkel tillgång till historiska siffror som ger bättre insikt och skarpare prognoser?

Alen Borcak – Addedo
Senior Account Manager
Planning & Consolidation

3. Sällsynta prognoser- och budgetar – finns ingen kontinuerlig och återkommande process

Tyvärr så upplever du dessutom att verksamheten inte utvecklar en kontinuerlig och återkommande process vad gäller utveckling av prognos och budgetar. Detta gäller även för användandet av dessa. Kontinuitet är nyckeln till framgång och skapar en förståelse för olika scenarion och beslut!

4. För många olika datakällor från olika system gör att det försvårar tillgängligheten

När data hanteras lokalt på en fysisk PC eller dator så leder detta till ett tillgängligheten av siffror kompliceras. Relevanta stakeholders som behöver tillgång ska inte behöva efterfråga detta informationen eller fråga om rapporten är tillgänglig. Är det inte lättare att utveckla fram en process och arbeta med en plattform som ger dessa fördelar?

5.Bara IT har kompetens nog att ta fram och utveckla rapporter med länkar

När IT och några andra stakeholders är de enda som kan ta fram en rapport så skapar detta både friktion och en tydlig beroendeställning i planerings- och budgetprocessen. Du har spenderat flera dagar på att bygga en excelmodell som bara du kan underhålla och utveckla trots att många andra behöver tillgång till samma information. Spännande i all ära men inte så kul när det finns en hel del avdelningschefer, CFO:s, VD:s m.m. som väntar på sina rapporter.

Kort och gott: genom att effektivisera och se över befintliga processer så ger du dig själv och verksamheten en möjlighet att utveckla användarvänligheten, tillgång till information, aktualisera data och se om hela ekonomifunktionens budget- och planeringsprocess. Ni kanske t.o.m inser att ni behöver gå över till ett standardsystem med funktionalitet för rullande prognoser och därmed jobba med aktuella siffror och data.

Addedo AB – Adaptive Insights Workday Gold Partner