System – följa standard eller specialanpassa?

Inom många koncerner, ekonomiavdelningar och specifikt Group Finance diskuteras det oftast om verksamheten bör välja ett systemstöd som följer standard eller som är specialanpassat?

Det förstnämnda brukar vara ett typiskt alternativ för många bolag med enklare koncernstrukturer, tydliga processer och ett strukturerat arbetssätt inom respektive affärsområden. Men hur gör större som fortfarande använder Excel och förbereder sig för börsen, rapporterar enligt olika valutakurser, minoritetsägda dotterbolag och förvärvar en hel del?

Som ni själva kan lista ut är det inte världens enklaste beslut att ta. I vissa fall fungerar standardiserade systemstöd för koncernrapportering de allra mest komplexa bolagen så länge de tar sig ut ur ”excelträsket” i sin legala rapportering. Medan andra behöver komplexa dimensioner uppbyggda i sin operativa rapportering med en optimal dashboard funktionalitet. Svaren är inte lätta och det finns en del att tänka på innan beslut tas.

Standardsystem – Vad, när och hur?

Oftast är ett standardsystem utvunnet i form av en applikation som är framtagen med bakgrund i redan befintliga och tydliga processer. Möjligheten att konfigurera i systemet är små och man begränsar sig till funktionalitet som redan finns. Typiskt för dessa verksamheter där det passar:
• Enkla processer som mer eller mindre följer standard
• Viktigt för verksamheten men inte av central karaktär
• Tydliga instruktioner/lathundar på hur man ska jobba i systemet
• Små behov av integrationer som kräver flexibilitet

Fördelarna kan benämnas till många. Varav den enda är att systemleverantören oftast utvecklar systemet och tar supporten, snabba implementationer och det är svårt att hitta höga trösklar i projekten. Dock har du som kund liten kontroll, svårt att göra specialanpassningar och ändras någon process så måste man förmodligen byta system. Standardsystem som är anpassningsbara. Bättre?

Därför väljer många konfigurerbara standardsystem som ger möjlighet till skalbarhet i organisationen (läs gärna mer) och bidrar till en flexibel implementation som ger ägande till kund. Dock ställer det krav på att du som kund är en tydlig kravställare och på ökad kompetens, känner du kanske igen dig? Till detta hör följande prio för verksamheter till:

• Processer som är affärskritiska och av central karaktär för kund
• Verktyget anpassas till den tydliga process som finns
• Inte stort behov av integrationer men kan behöva i framtiden

Även om ovanstående fördelar erbjuder en hel del lösningar med denna form av applikation så ställer detta högre krav än att införskaffa någon standardapplikation. Dock tillåter detta full flexibilitet, utbildningsmaterial kan ge kunden insikt i hur man själv ska förändra, lägger till eller ersätta i systemet.