System för produktion av årsredovisningen, kvartalsrapporter och styrelsepaket – varför?

Många undrar: behöver vi verkligen ett system för våra texttunga rapporter såsom årsredovisningen, interna rapport- och styrelsepaket, månads- och kvartalsrapporter?

Du befinner dig säkerligen i en arbetsprocess inom ekonomiavdelningen som fungerar idag. En smart excel-plugin som laddar siffror direkt in i er årsredovisning som vid det här skeder är ett worddokument, i fel språk. Ja, det skall alltså översättas och alla siffror ska hänga med genom klockren Makrokodning. Nu ska ni få till designen, skicka över den till byrån (då de är duktiga på inDesign). Fungerar detta? Några tabeller har hamnat fel och kopplingen har försvunnit… och alla vill ha rapporten nu, deadline är om en vecka!

Nästkommande årsredovisning, rapport osv skall göras om men med uppdaterade siffror och data – ska det verkligen göras om på samma sätt och vad kan ni göra för att säkerställa att ni inte lägger mer tid än nödvändigt för att ha tid för annat?

Några anledningar till att du bör skaffa ett system för detta arbete:

• Optimering och automatisering av interna processer: du slipper skicka excel- och wordfiler fram och tillbaka. Genom att ha en slimmad ekonomiavdelning så har ni även en större press att leverera årsredovisningen i tid men även att utföra andra arbets- samt adhocuppgifter. Ni skapar kvalitet och en plattform för data, siffror och text som hänger ihop från källsystemet till slutlig årsredovisning.
• Ökad kvalitet på ert arbete då ni kan arbeta utefter en gemensam plattform (system) med smarta integrationer till koncernredovisningssystemet, Office-paket, inDesign och webplattform. På så sätt missar ni ingenting och kan säkerställa att allting flyter på. Ni gör det även lättare för er själva att “rappt” återanvända rapporter, bygga kvartalsrapporter och levera dessa i tid – långt innan deadline.

• Sparar tid och pengar genom att förlita dig på ett system istället för att leta reda på all data och siffror. Plattformen sparar även tid åt dig i ditt arbete (bland många andra uppgifter) och automatiserar flödet av siffror, tabeller samt relevant innehåll. Allting har ett tydligt flöde. Psst… du behöver inte vända dig till byrån längre då lösningen även är kopplad mot inDesign.

• ”Audit Trail” och integrerade moduler ger er möjligheten att hålla koll på processerna, övervaka och validera eventuella fel samt vidareutveckla användandet m h a andra moduler. Är ni berörda av ESEF-kravet från ESMA med tillhörande XBRL-taggning som noterat bolag på reglerad marknad? Ingen fara, våra system hanterar detta.

• Återanvändande, flera språk och ”print-ready layouts”: Ni slipper uppfinna hjulet på nytt. Rapporter går att återanvända, kopiera, bygga om, ändra språk och skapa ”ready to print” versioner.

Du sparar helt enkelt tid, pengar och huvudvärk. Länk till våra återkommande och kostnadsfria event: Eventkalender 2020!

ADDEDO – Trusted Advisor, Office of Finance