To be or not to be

Budget, ”To be or not to be” och borde ekonomiavdelningar jobba prognosstyrt istället?

Vad framtiden utlovar är alltid spännande att spåna kring. Det finns en hel del idéer och tankar att fundera över när vi väl är befinner oss i en situation då allting refereras med: ”Nu händer det!” och ”Det gäller att hänga med i utvecklingen, annars halkar man efter…”. Gammal arbetsmetodik, eller som många även kallar det ”upparbetade best-practice modeller och processer” kanske förkastas och bolag väljer att satsa på någonting nytt, mer värdeskapande för organisationens alla led och kvalitativt.

Men vad är egentligen rätt och fel samt vad är i så fall skillnaden mellan dessa? Det törs vi inte att svara på men vi har ändå en del tankar kring vad gäller budget och dess “To be or not be”, välkänt citat från pjäsen Hamlet, komponerad av Shakespeare. Är detta verkligen rätt väg att gå?

Oavsett öppningsfraser från Shakespeares fantastiska pjäser vill vi säkerställa att Ekonomichefen och ekonomiavdelningar framtids säkrar sin arbetsmetodik och jobbar med värdeskapande i alla led. Förvaltning av siffror är bakom oss och prognosstyrt arbete med användning av relevant data är framtiden, men fungerar detta verkligen?

Budgetering är som en eHandels-site som inte erbjuder fri frakt. D.v.s. bakom sin tid och innehar nästintill dinosaurie-status på dess förlopp. Budgetarbetet görs med bakgrund av föregående års siffror och ändras därmed inte heller för kommande år. Utfallet blir skillnaden.

Inget aktivt arbete med ”databearbetning & analytics”. I och med att budgeten bl.a. förhåller sig till fasta växelkurser, redan bestämda summor och belopp så blir den inte lika sanningsenlig.

Utveckling blir förvaltning och innebär att det blir svårt att blicka framåt (även om det är en budget för nästkommande år). Ekonomiavdelningar måste bort ifrån själva förvaltandet i just denna arbetsprocess och satsa på, som vi nämnt i tidigare artiklar (läs här), nya insikter och processer som är framtidssäkrade.

Fördelarna med att jobba med rullande prognoser istället för budgetering.

Förändring kräver oftast sina insatser likväl som själva arbetsprocessen vad gäller budgetering, rapportering m.m. Vi har tidigare även pratat om ekonomifunktionen och att rollen förändras. Att bidra med värdeskapande insatser innebär att man bl.a. kan proaktivt skapa förutsättningar för att bättre hantera förändringar på marknaden, korta ner ledtider och få bort flaskhalsar.

Som verksamhet bör man även göra en benchmark mot andra aktörer inom samma bransch, använda sig utav externa datakällor (tex valutakurser, råvarupriser m.m.), djupare datainsamling som engagerar hela bolaget och använda sig utav BI-verktyg såsom advanced analytics samt machine learning för att lättare kunna spå framtida efterfrågan för att således – fastställa prognoser. Föreställ dig att kunna ta hänsyn till marknadshyror, löner och pensioner samt kompetens för att lättare resursplanera med personal? Fantastiskt!

Men några fler fördelar:
• Prognoser blir en naturlig del av det löpande verksamhetsarbetet
• En verklig uppskattning och bild hur det går för vissa affärsområden och kan därmed jämföra dessa mer effektivt. Bolaget kan således även se till nya möjligheter som uppstår i marknaden och proaktivt förändra för att möta dessa
• ”Up to date” statistik möjliggör även en stor förmåga att kunna anpassa sig mot konkurrenter som det går bättre eller sämre för.

Förmåga till omställning och att använda relevant data är centralt för att en prognosstyrd modell skall kunna fungera. Med en tydlig best practice modell som den löpande verksamheten och ekonomiavdelningen arbetar fram kan man gå från kvartalsstyrda till månadsvisa och veckovisa rapporter med hög träffsäkerhet.

Ovanstående går enbart om verksamheten digitaliserar, utvecklar och skapar interna innovationer med fokus på värdeskapande och kan förutspå framtida trender. Detta ställer krav på rätt kompetens, att kunna förstå ekonomifunktionens nya roll och hur detta påverkar verksamheten med mer än bara siffror.

Låt budgeten och prognoserna arbeta i symbios. För det finns en del att tänka på…

Allt ovanstående är mycket bra i teorin och fungerar när verksamheter förstår hur de ska arbeta i alla led för att nå maximal nytta samt full effekt. Att jobba prognosstyrt dedikerat kräver även att det är hög kvalitet på data, relevant information som samlas in, att marknaden har följt den digitala utvecklingen och data finns publicerad/tillgängligt, rätt kopplingar från verksamhetens system (oavsett cloud eller desktop app mot egen server) och mycket, mycket mer.

Alla branscher är heller inte fullt lämpade för att jobba prognosstyrt. Kanske är posterminalen ett perfekt case där det fungerar då man båda kan planera utefter personal, ökning, utveckling och mycket annat. Varje paket/brev får därmed ett mycket stort värde för verksamheten mer än att det generar inkomst – man skapar således ett värde som inte enbart är monetärt utan annat som är relevant och av betydelse.

Skrota inte budgeten än – komplettera den med verkligheten (Varför?)!