Lärdomar – 6 saker att tänka på för ett framgångsrikt projekt

1. Sätt tydliga mål med relevanta avgränsningar

Definiera huvudmålen med införandet och se till att dessa mål är mätbara. Samtidigt bör man genomföra en analys för att få fram nyckelpersoners behov och önskemål. Det är väl värt tiden att säkerställa att samtliga intressenters krav och prioriteringar finns med i projektet. Intressenter på alla nivåer i verksamheten behöver få en övergripande presentation av hela projektet, från design till utrullning. Dokumentation av kraven ska ske på ett sådant sätt att din programleverantör kan bedöma resursbehovet för att kunna färdigställa projektet i tid.

Tänk dock på att det är långt ifrån säkert att det är dessa behov och önskemål som ska införas i det första steget. Andra aspekter såsom företagets informationsmodell, ledningens styrning, deadlines och budget behöver beaktas för att kunna göra rätt avgränsningar i den inledande fasen.

Så länge analysfasen är väl underbyggd och den övergripande systemdesignen är gjord enligt best practices är det möjligt att bygga vidare på systemeti en senare fas. För att göra detta rätt är det bra att ha koll på det framtida systemstödets grundläggande egenskaper och hur man kan bygga för flexibilitet.

2. Använd rätt nyckeltal

Många företag använder sig av för många nyckeltal. Det tar onödig tid från ekonomifunktionen utan att ge något i gengäld. En generell regel är att om ett nyckeltal inte talar om huruvida ett företag följer sin strategi eller inte, ska det inte användas.

3. Förändring kräver förankring

I samband med införandet av ett nytt system är det ofta önskvärt att utveckla användares sätt att arbeta. Utvecklingsarbetet ska inte underskattas. Förankring och kommunikation är mycket viktiga komponenter för att lyckas med att förändra ett beteende.

Förutom kärnprojektgruppen är det viktigt att involvera ytterligare intressenter som kommer att använda och få nytta av det nya systemet. Får de bidra till projektet blir det lättare att få med dem på tåget. Deras synpunkter är också värdefulla för att säkerställa att man inte missar något i processen.

4. Den betydelsefulla superanvändaren

Utse en ambassadör för lösningen. Denna person ska agera som spindeln i nätet i projektet och bygga systemkompetens så tidigt som möjligt för att kunna ta sig an rollen som ”Super user”, själv eller tillsammans med ytterligare personer. Det är vanligt att superanvändarna är delaktiga i systemtestningen, vilket innebär ytterligare en möjlighet att lära sig systemet. Utbildning av rapportörer är sällan omfattande och kan med fördel utföras av superanvändaren. En superanvändare kan vara en ekonom med systemintresse eller en IT-person med kunskap om verksamheten. Personen bör också ha en vilja att förvalta och driva lösningen framåt.

5. Timing och resurser avgör framgången

Välj rätt tidpunkt för projektet. Säkerställ att projektdeltagarna kan avsätta tillräckligt med tid. Se också till att folk internt med rätt teknisk kunskap och affärskompetens finns tillgängliga.

Om egna resurser saknas, se till att få med en post för externt stöd i projektbudgeten. Speciellt när lösningen används för första gången är det viktigt att ha bra slutanvändarsupport för att skapa ett bra första intryck.

I alla projekt finns risk för att man tappar tempo i införandet. Projektmedlemmar måste ägna sig åt akuta ärenden, eller helt enkelt åt den dagliga verksamheten. Kanske någon slutar. Vad orsaken än må vara är det viktigt att behålla projektmedlemmarnas engagemang. En stark projektledning, i vissa fall med stöd av en styrgrupp, borgar för detta.

6. Lätt att använda och underhålla

Ett bra, enkelt och snyggt användargränssnitt är nödvändigt för att slutanvändare ska tilltalas av den nya lösningen. Hur smart den underliggande logiken än är så avgör utseendet om användare gillar och anammar systemet eller bara irriterar sig på det.

De lösningar Addedo representerar är flexibla, några så till den grad att i princip allt går att lösa. För att inte bygga ett ”monster” behöver ni tillsammans med den externa konsultpartnern se till att utöver ett snyggt yttre och en väl fungerande affärslogik även få en lösning som är enkel att underhålla. En erfaren konsult hos oss hjälper er att använda dynamiska regler, processer eller filter så att ni inte behöver uppdatera på flera ställen när ni exempelvis lägger till nya konton, kostnadsställen etc.

Meny