5 sätt att ta era analyser ett steg längre

Varje ekonom vet att medarbetare inom finansiell planering och analys (FP&A) bör ta en mer strategisk samarbetsroll i företaget. Vår partner Workday Adaptive Planning gjorde en undersökning bland över 300 CFO:s. Frågan löd: Hur kan FP&A ha en större vägledande roll i verksamhetens planering och verkställande? 75 % av dem tillfrågade svarade att de ville att deras team skulle ha ett stort och starkt inflytande på deras organisation. Men bara 46 % trodde att de skulle kunna ha ett sådant inflytande inom den närmaste framtiden. Vad berodde detta på? Den huvudsakliga anledningen som nämndes var tidsbrist för strategisk planering.

Under ett Adaptive Insights-webinar delade man med sig av praktiska tips som FP&A-chefer kan använda sig av för att äga och hantera analysverktyg som stöder operativa beslut och som skapar ett datadrivet tankesätt bland deras ekonomimedarbetare.

Här är de fem stegen för att komma dit:

1. Hitta ett språkrör i ledningen

Förändring är alltid en utmaning, såvida den inte möts av en flexibel ledare som ser den dolda möjligheten i dess stökiga potential. Ett viktigt första steg för att utveckla en analyskultur är att identifiera en ledare som har full förståelse för behovet av förändring och som kommer att förespråka den. Ledaren ska dessutom ha drivet att utveckla en miljö där tiden, verktygen och tekniken för att förverkliga förändringen finns. Det är nästan omöjligt att förändra en kultur om organisationens medarbetare inte är övertygade om att ledningen har ett uppriktigt engagemang i att göra saker annorlunda.

Hitta ett språkrör som förstår att data kan vara mer än statisk information. Den personen måste förstå att data är en viktig konkurrensmässig tillgång för att aktivt kunna planera och leverera analyser till företaget. I idealfallet har språkröret även det inflytande och den personkännedom som krävs för att verksamhetschefer i hela organisationen ska ta till sig förändringen.

2. Attrahera och behåll medarbetare med rätt kunskaper

Nu behövs rätt personal. Man kan inte skapa och bibehålla positiv förändring utan rätt kunskap för att verkställa en plan så att man uppnår vinst med den. Sträva efter att skapa en miljö som attraherar och behåller den typ av människor som kan lyfta ditt team en nivå till. Det är oerhört viktigt att ekonomimedarbetarna pekar ut riktningen och visionen genom att säga: Så här vill vi att vår ekonomifunktion ska vara. Vi vill inte bara vara en isolerad avdelning som tar fram finansiella rapporter. Vi vill även involveras i verksamheten på företagets andra avdelningar och ta reda på vad vi vill göra mer och mer av, vilket är att ge verksamheten service. Som Hitesh Peshavaria, en av föreläsarna på webinariet samt partner och rådgivande chef på Deloitte, förespråkar:

Se till att personalen är engagerad och investera i deras utveckling genom att låta dem ta del av verksamheten på olika delar av företaget.

En annan föreläsare, Kerman Lau, Vice President of FP&A, gav exempel på flera företag som har utarbetat formella program för att personal inom finansiell planering och analys ska vara involverad överallt i organisationen.

”I de organisationer som jag har sett genomföra det bra finns det ett naturligt samarbete med och förtroende för ekonomifunktionen. När analytikerna besöker de operationella avdelningarna börjar de förstå verksamheten, och plötsligt sitter finansavdelningen inte bara i hörnet på sjuttonde våningen utan nu samspelar de faktiskt med verksamheten… och alla bra saker händer därifrån.”

3. Låt tekniken jobba åt er

Ställ nu frågan: Vilka verktyg förlitar ni er på? En analytisk kultur kräver en plattform som erbjuder den hastighet, bekvämlighet och effektivitet som behövs för att strömlinjeforma planerings- och budgetprocesserna, och som förser verksamheten med analytiska verktyg som snabbt producerar användbar information och prognoser. Om man enbart förlitar sig på Excel eller gamla lösningar begränsar man sig till statiska planeringsmetoder som slösar på personalens tid och begränsar ert strategiska arbete.

Molnbaserade lösningar öppnar dörren till en aktiv planeringsmetod som bidrar till att affärspartners blir delaktiga. Snabbhet och kraftfullt samt att man kan leverera utförlig statistik och information som hjälper personalen att göra ett bättre jobb som förbättrar resultaten. Kerman Lau förklarade:

”Man vill ha en lösning som ger en flexibilitet att förändras när verksamheten ändras. Så om man kör många olika scenarion, om man har flera variabler eller om man gräver ner sig i statistisk analys, så ska den plattformens flexibilitet bidra till att utarbeta scenarion och prognoser som leder till bättre beslut.”

4. Identifiera möjligheter att leverera mervärde

Försedda med kunskap och teknik är era FP&A-medarbetare nu rustade för att förvandlas från byråkratiska siffergranskare till strategiska samarbetspartners. Nu är det dags att gå ut och förenas. Man måste omedelbart visa företagsledare hur man kan hjälpa dem att förbättra produktiviteten och generera bättre resultat. Ta er tid att ta reda på vilka deras huvudsakliga utmaningar är samt identifiera möjligheter och områden att förbättra, ta sedan reda på hur era analyser kan skapa ett mervärde. Till exempel, när det gäller försäljning: kan man analysera hur många kunder man har behållit eller hur stor andel nya kunder man har fått? Kan man fokusera på bruttomarginaler eller prisanalyser?

”Man måste börja med att identifiera vilka affärsproblem man försöker lösa. Utgå från det för att fastställa vilken information som behövs, och uttryck det i vilka specifika rapporter som kan tas fram. Därefter kan man utveckla former för anställningar och delägarskap, och man är nu i en position där man faktiskt kan dra nytta av en lösning som har verklig betydelse, sa Kerman Lau.”

5. Samarbete är nyckeln

Vid det här laget börjar man märka att en bra förändringscykel uppstår. Då företagsledare direkt kommer att upptäcka fördelarna med analysverktygen blir de mer intresserade och öppna för att samarbeta med ekonomifunktionen. Rätt teknik kommer att skapa mer samarbete då den förser användare med omedelbar åtkomst till en stor mängd data och analyser, hjälper dem att göra ett bättre jobb och ger dem information som bara är ett knapptryck bort, vilken enhet de än råkar sitta vid. Kerman Lau förklarade:

”Om man är på molnet har man dataåtkomst från olika enheter, om det så är mobilen, en laptop eller någon annan enhet. FP&A vill utveckla det här samarbetssättet så att företagsledare från vd och neråt kan ta del av analyserna som tas fram och ge feedback på dem. Därmed samspelar man med organisationens ledning i frågor som är top of mind.”

Vid det här laget blir kulturförändringen verklig och självgående. Er FP&A-personal kommer att kunna bygga vidare på det ökade samarbetet i organisationen genom att lägga mer tid på att arbeta med affärspartners. När det gäller att samarbeta ska man ställa de grundläggande frågorna om och om igen: Vilka möjligheter finns det och hur kan vi använda analyser för att ta dem till nästa nivå? En analytisk kultur uppstår säkerligen inte över en natt. Men den kan växa fram genom att man inför systematiska metoder, identifierar rätt medarbetare, ger dem rätt verktyg, utvecklar en sann samarbetsanda och låter de kraftfulla analyserna själva driva på förändringen.